Elverfolket

Hvem er Teatergruppen Elverfolkets  dataansvarlige?

Følgende bestyrelsesmedlemmer:  

• Anne Kirstine Houborg, Juridisk formand  ah@elverfolket.dk 
• Anne Kirstine Houborg, Data-kontaktperson  ah@elverfolket.dk 
• Frank Normann Olsen, GDPR ansvarlig fno@elverfolket.dk

Hvorfor behandler vi personoplysninger?

• Varetagelse af forhold for medlemmer/frivillige, herunder aktiviteter, kommunikation,
  medlemsmøder, generalforsamlinger og
  kontingentopkrævning
• Administration af foreningens eksterne
  relationer, herunder fx indberetning til
  kommunen eller andre aktører
• Indhentelse af børneattest på frivillige
• Udbetaling af løn, godtgørelser og
  skatteindberetning for foreningens kunstneriske ledere mfl.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

• Navn
• Mailadresse
• Telefon
• Adresse
• Alder

Oplysninger om strafbare forhold (børneattest) og CPR nummer
Bankoplysninger i forbindelse med bestilling af billetter, dog bliver disse varetaget af anden part.

Hvem behandler vi oplysninger om?

Vi behandler oplysninger om følgende kategorier af personer:

• Medlemmer
• Frivillige
• Kunstneriske ledere
• Bestyrelsesmedlemmer

Hvem videregiver vi oplysningerne til?

• Vi videregiver almindelige personoplysninger om medlemmer og frivillige når vi har en legitim interesse eller skal overholde lovgivning, fx indberetning til kommunen af antal deltagere under 25 år i børn/unge forestillingen
• Når vi indhenter børneattester videregiver vi CPR-nummer til politiet.
• Place2book varetager data fra billetbestilling
• iZettle varetager data fra betaling med
  betalingskort under forestillingsaktiviteterne

Hvornår sletter vi personoplysninger, vi har modtaget?

Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer indtil et halvt år efter medlemskabets ophør. Dvs. data kan opbevares i op til 18 mdr.

• Oplysninger om strafbare forhold, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at
  behandlingsformålet er opfyldt.
• CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb
• Børneattestoplysninger opbevares, så længe personen fungerer i sit virke

Hvordan opbevarer vi personoplysninger?

Vi opbevarer alle personoplysninger på foreningens dropbox, som er beskyttet af password, som kun bestyrelsesmedlemmer kender til.

Yderligere har vi kode på dokumenter og mapper, som indeholder følsomme personoplysninger fx strafbare forhold og børneattester, og derved er det kun formandskabet og kassér som har adgang til disse data.

Hvordan lever vi op til lovens krav om datasikkerhed. Hvad gør vi hvis der opstår et brud eller jeres data og systemer bliver hacket?

Vi kontakter Datatilsynet og evt. politiet, hvis alle eller nogle af personoplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret.

De(n) involverede person(er) informeres herom.

Hvad kan vores IT-system, og hvordan  beskytter vi de persondata, vi har i  vores IT-systemer?

Vores IT-system kan:

• Systemet har ikke en automatisk
  slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt to gange årligt.
• Give notifikation om regelmæssig fornyelse af password

Vi tænker databeskyttelse ind, når vi køber eller får nye IT-systemer eller ændrer på de nuværende. Vi er opmærksomme på, at systemet gerne må bidrage til:

• At vi ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt.
• At vi ikke opbevarer oplysningerne længere end nødvendigt.
• At vi ikke anvender oplysningerne til andre formål, end de formål, som oplysningerne
  oprindeligt blev indsamlet til.

Hvordan forholder vi os i forhold til de  sociale medier?

Teatergruppen Elverfolket er på Facebook, twitter, instagram. Ved tilmelding til foreningsaktivitet som forestilling, bliver en fototilladelse udleveret, denne giver samtykke til deling af billeder og korte videoer på de sociale medier og i forbindelse med presseomtale. Billeder af krænkende eller misforstået karakter slettes med det samme.